EDISI ADMINISTRASI FARMASI - FUNGSI MANAJEMEN DAN PERENCANAAN

FUNGSI - FUNGSI MANAJEMEN

                              

Beberapa Pendapat Tentang Fungsi Manajemen

Terdapat banyak sekali pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen oleh para pakar yang berbeda-beda. Perbedaan terletak pada penggunaan istilahnya, tetapi pada prinsipnya pola pemikiran mereka tidak banyak berbeda. Dari sekian banyak pakar, terlihat Henry Fayol yang mengemukakan pendapatnya sejak dini dengan menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen meliputi:

1. perencanaan (planning);
2. pengorganisasian (organizing);
3. pemberian komando (commanding);
4. pengkoordinasian (coordinating); dan
5. pengawasan (controlling).

Kemudian pada abad modern ini bermunculan pakar-pakar dengan pendapatnya, sebagai berikut :

1 George Robert Terry, merumuskan fungsi-fungsi manajemen adalah : POAC
                               
                              

• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• penggerakan (actuating); dan
• pengawasan (controlling).

2 Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O Donnel, berpendapat bahwa fungsi2 manajemen adalah:
   POSDC

                                     

• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• pengadaan tenaga kerja (staffing);
• pengarahan/pembimbingan (directing); dan
• pengawasan (controlling).

.3. Kemudian pendapat Luther M Gullick tentang fungsi-fungsi manajemen adalah: POSDCRB

                                  

• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• pengadaan tenaga kerja (staffing);
• pengarahan/pembimbingan (directing);
• pengkoordinasian (coordinating);
• pelaporan (reporting); dan
• penganggaran (budgeting).

4. Prof. Dr. Sondang P Siagian, M.P.A. seorang pakar dari Indonesia, memberikan pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen, adalah: POMCE

• perencanaan (planning);
• pengorganisasian (organizing);
• pemberian motivasi (motivating);
• pengawasan (controlling); dan
• penilaian (evaluating).

Di atas telah dikemukakan bahwa walaupun pendapat-pendapat dari pakar berbeda-beda, tetapi pola pemikirannya tidak banyak berbeda/sama. Kesamaan pola pemikiran mereka terlihat dengan membandingkan fungsi-fungsi manajemen tersebut, misalnya :

• fungsi budgeting menurut Gullick dapat dimasukkan ke dalam fungsi planning,
• fungsi staffing termasuk dalam organizing,
• fungsi commanding, coordinating, directing dan motivating dapat dimasukkan dalam actuating,
• fungsi controlling dapat berkembang menjadi reporting dan evaluating.

Jelaslah bahwa walaupun istilah-istilah dari fungsi-fungsi manajemen menurut para pakar berbeda-beda sebenarnya mempunyai maksud yang sama.

FUNGSI PERENCANAAN

                           

Pengertian dan tujuan perencanaan

Mennurut Newman, perencanaan adalah pembuatan keputusan apa yang akan dilaksanakan/ dikerjakan.

Menurut Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan serangkaian kegiatan atau tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Menurut Beishline, perencanaan menentukan apa yang harus dicapai, dimana, bagaimana hal tersebut harus dicapai, siapa yang harus bertanggung jawab dan mengapa hal tersebut harus dicapai.

Kesimpulan rumusan pengertian perencanaan :

Adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai serta tindakan – tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki.

Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang dan usaha mencapainya dengan cara yang efektif dan efisien.

Secara lebih rinci perencanaan mencakup kegiatan :

1. Mempelajari dan meramalkan masa depan

                                       
2. Menentukan sasaran / tujuan beserta fasilitas yang diperlukan dan memilih strateginya

                                        

3. Membuat kebijaksanaan

                                              
5. Membuat program kerja dan perhitungan waktu tiap kegiatan

                                
6. Menentukan prosedur kerja dan cara berhubungan antara kerabat kerja

                          

7. Menentukan rencana anggaran

                             

TUJUAN PERENCANAAN

Alasan dasar perencanaan:

1. Untuk mencapai Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

                             
2. Untuk mencapai Positive Benefits dlm bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

                         

MANFAAT PERENCANAAN

1. Membantu management untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

                            

2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah – masalah utama.

                         

3. Memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

                         

4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

                         

5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

                       

6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.

                      

7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

                           

8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

                         

9. Menghemat waktu, usaha dan dana.

                           

PRINSIP-PRINSIP PERENCANAAN

1. Membantu/mendukung terhadap tujuan manajemen.

                             


2. Mengisi atau memasuki setiap kegiatan di setiap tingkatan manajemen (pervasivity).

                         


3. Merupakan kegiatan utama dan pertama dari seluruh kegiatan manajemen (primacy activity).

                            


4. Terkandung penghematan-penghematan dan ketepatan (effisiency).

                        


5. Adanya pilihan-pilihan terutama pilihan terhadap unsur-unsur manajemen (alternative).

                               



6. Merupakan faktor yang membatasi terhadap hal-hal yang ada manfaatnya (limiting factors).

                                


7. Dapat menyesuaikan/mengikuti perkembangan atau perubaan-perubahan dari situasi dan kondisi (flexibility).

                           

8. Merupakan arah yang dapat berubah, tetapi tujuan tetap sama (the same of purpose).

                    

9. Dapat mengatasi saingan yang juga membuat perencanaan (strategy).

                     

PERSYARATAN SUATU PERENCANAAN

(a) Rencana harus mengandung unsure 5 W dan 1 H

• What : menerangkan nama proyek; nama kegiatan apa yang harus dikerjakan.
• Why : menerangkan tentang alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan.
• Where : menjelaskan dimana kegiatan / proyek itu harus dilaksanakan (menyatakan tempatnya)
• When : menerangkan waktu bilamana kegiatan / proyek tersebut dilaksanakan.
• Who : menerangkan tentang siapa ( orangnya / organisasinya ) yang akan menjalankan kegiatan tersebut.
• How : menerangkan bagaimana cara ; langkah – langkah prosedur pelaksanaan serta anggaran yang digunakan agar proyek / kegiatan dapat berjalan lancar.

                                 

(b) Rencana harus bersifat rasional, fleksibel, pragmatis dan kontinyu.

• Rasional : berarti rencana harus dibuat berdasarkan data perhitungan yang matang dan masuk akal.

                         

• Fleksibel : berarti rencana itu harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi yang selalu berubah.

                       

• Pragmatis : berarti rencana itu harus berdaya guna atau mempunyai kegunaan bagi kepentingan masyarakat.

                     

• Kontinyu : yakni suatu rencana dibuat sedemikian rupa sehingga kegiatan yang kita lakukan itu dapat berlangsung terus menerus dan berkelanjutan.

                         

MACAM-MACAM RENCANA

Hasil dari perencanaan adalah rencana. Dari hasil perencanaan ini ada bermacam-macam dilihat dari berbagai sudut.

(a) Dilihat dari luas lingkupnya, rencana dibedakan menjadi empat macam.

• Rencana kebijaksanaan (policy plan), yaitu rencana tentang apa dan bagaimana cara penyelenggaraan secara garis besar dan dengan data yang lengkap.

                    

• Rencana program (program plan), adalah rencana yang memuat apa yang ingin dicapai dan cara pelaksanaannya secara jelas dan dibuat berdasarkan fakta mutakhir.

                    

• Rencana proyek (project plan), merupakan bagian-bagiannya dari rencana program.

                            

• Rencana operational (operational plan), yaitu rencana yang memuat kegiatan-kegiatan operational dan sasaran-sasaran yang akan dicapai.

                               

(b) Dilihat dari jangka waktunya, rencana dibedakan menjadi tiga macam

• Rencana jangka panjang (long range plan), rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu lebih dari 3 tahun.

                       

• Rencana jangka menengah (medium plan) yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu antara 1 sampai dengan 3 tahun.

                          

• Rencana jangka pendek (short range plan), yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.

(c) Dilihat dari sudut materinya, rencana dibedakan :

• rencana kepegawaian;

                   

• rencana keuangan;

                 

• rencana industri;

                  

• rencana pendidikan.

                      

(d) Dilihat dari sudut daerah/wilayah pelaksanaannya, rencana dibedakan :

• rencana desa dan rencana antar desa;

                     

• rencana kota dan rencana antar kota;

                    

• rencana daerah dan rencana antar daerah;

                            

• rencana nasional dan rencana internasional.

                         

(e) Dilihat dari sudut umum/khusus, rencana dibedakan menjadi empat macam

• Rencana umum (general plan) adalah rencana yang dibuat secara garis besar dan menyeluruh dari suatu kegiatan.

                                

• Rencana khusus (specific plan) adalah suatu rencana yang dibuat secara terperinci.

                           

• Rencana relasi kerja (network plan), yaitu rencana yang menunjukkan ke arah mana rencana itu dipergunakan.

                              

• Rencana semesta (overal plan), adalah rencana yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dikerjakan.

                        

TYPE-TYPE PERENCANAAN

Menurut John AF. Stonner dalam buku Management, ada 2 type rencana, yaitu :

1. Rencana Strategis (Strategic Plan), yakni rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang lebih luas dan mengimplementasikan misi yang memberikan alasab khas keberadaan organisasi. Perencanaan strategis merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan – tujuan organisasi.
2. Rencana Operasional (Operational Plan), adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana – rencana strategis akan dicapai. Ada 2 type rencana operasional, yaitu :

a. Rencana sekali pakai (single use plan)
rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan – tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai ; seperti pembangunan gedung tertentu.

Type pokok rencana sekali pakai adalah :

• Program, meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas yang menunjukkan langkah – langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan menentukan satuan / parameter anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah serta menunjukkan urutan dan waktu setiap langkah, dapat juga disertai anggaran bagi kegiatan yang diperlukan.

                          

• Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian yang terpisah dari program, mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian yang sudah ditentukan juga disertai dengan anggaran tertentu.

                         

• Anggaran (budget), adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan – kegiatan tertentu, dalam jangka waktu tertentu, yang merinci pendapatan dan pengeluaran. Anggaran terutama merupakan peralatan koordinasi dan pengawasan kegiatan – kegiatan organisasi dan komposisi penting dari program dan proyek.

                             

(2) Rencana – rencana tetap (standing plans)
merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi – situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang – ulang.
Rencana – rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (dimodifikasi) atau dihapuskan. Rencana – rencana tetap sangat membantu manager menghemat waktu tanpa perlu membuat rencana ulang terhadap pembuatan keputusan untuk situasi dan permasalahan yang sama.

Wujud umum rencana tetap adalah :

• Kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan; merupakan batas bagi keputusan untuk menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah penting maupun masalah sederhana, dapat ditetapkan secara formal maupun muncul secara informal. Kebijaksanaan secara formal muncul karena untuk meningkatkan efektifitas organisasi, untuk mencerminkan nillai – nilai pribadi mereka ( pakaian seragam ) dan untuk menjernihkan berbagai konflik.

                                 

• Prosedur standar adalah suatu kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan pedoman yang lebih rinci. Prosedur standar memberikan sejumlah instruksi yang terinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Manfaat prosedur standar adalah menghemat usaha managerial, memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab, menimbulkan pengembangan methode – methode operasi yang lebih efisien, memudahkan pengawasan, memungkinkan penghematan personalia dan membantu kegiatan koordinasi.

                                

• Aturan ( Rules atau Regulations ), adalah pernyataan ( ketentuan ) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Dalam melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya. Contohnya tata tertib siswa selama praktikum resep atau praktikum kimia.

                                       

LANGKAH PENYUSUNAN RENCANA

Menurut James AF Stoner dalam buku management, bahwa perencanaan dapat dipadatkan menjadi empat langkah dasar. Keempat langkah perencanaan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pada semua tingkat di dalam organisasi atau perusahaan.

Empat langkah dasar penyusunan perencanaan adalah :

1. Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan.

                               

     

2. Definisikan situasi saat ini.

                                  

3. Identifikasi hal – hal yang membantu dan yang menghambat tujuan – tujuan

                          

4. Kembangkan rencana - rencana atau separangkat rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan

                                    

PENERAPAN RENCANA

Setelah kita mempalajari segala sesuatu yang berhubungan dengan rencana maka dibawah ini akan diberi contoh pembuatan rencana dengan menerapkan pertanyaan 5W + 1H

• What : nama proyek : rencana pengadaan barang di apotik

                           

• Why : tujuan : untuk mengisi barang yang sebagian besar telah terjual atau untuk menjaga keseimbangan persediaan barang dengan penjualan.

                               

• Who : siapa petugas pembelian : adalah kepala bagian pembelian; siapa penerima barang : kepala gudang; siapa suppier / pemasok barang : adalah para Pedagang Besar Farmasi yang terpilih karena harga lebih murah, syarat pembayaran lebih lama, barang diantar sampai apotik tepat waktu dan lain – lain; siapa petugas pembuat surat pesanan : petugas bagian pembelian dan untuk obat bius barang psikotropik ditanda tangani apoteker siapa petugas pencatat : kepala gudang mencatat di buku harian penerimaan barang dikartu stok. Bagian pembukuan / Akuntansi = mencatat rekening / pembelian pada faktur  Buku jurnal umum atau jurnal pembelian barang atas pembelian barangsecara kredit  Buku jurnal umum atau jurnal khusus pengeluaran kas bila pembelian secara kontan; siapa petugas pembayaran : kepala bagian keuangan. Bila faktur sudah jatuh tempo dibayarkan oleh kasir setelah mendapat persetujuan kepala bagian keuangan / pemilik sarana apotik

                                    

• When : Bilamana / kapan pelaksanaan pembelian. Pada hari / tanggal / bulan tertentu dimana jumlah persediaan sudah berada pada posisi Buffer stock

                                         

• Where : Dimana lokasi supplier / pemasok / PBF. Apakah didalam kota atau diluar kota atau harus di import sendiri

                                     

• How : Bagaimana metode / tehnis pelaksanaan pembelian

                              

1. Tentukan nama, jenis dan jumlah obat yang akan dipesan / dibeli sesuai gudang obat apotik atau informasi dari bagian peracikan obat atau penjualan bebas terhadap penolakan resep atau obat baru yang sering ditulis dokter tapi belum tersedia di apotik
2. Klasifikasi obat – obat yang akan dibeli sesuai dengan nama atau alamat PBF yang sudah diseleksi dengan perkiraan yang sudah dikonfirmasikan
3. Buatkan surat pesanan untuk tiap – tiap PBF yang sudah ditandatangani oleh petugas yang berwenang
4. Surat pesanan dikirim atau dimonitor sampai barang datang pada saat dibutuhkan
5. Penerimaan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu kesiapan bagian gudang, kesiapan bagian pembukuan dan kesiapan bagian pembayaran

#fungsi manajemen#perencanaan#administrasi farmasi#jilid 1#Departemen Kesehatan RI#Badan Pengembangan Dan Pemberdayaan#Sumber Daya Manusia Kesehatan#Pusdiknakes#2004